Informace týkající se správy spisové služby u Krajského úřadu Královéhradeckého kraje

2. 7. 2012 Autor: Vladimír Kučera

Krajský úřad Královéhradeckého kraje

Váš dopis ze dne | Vaše značka (č. j.) Naše značka (č. j.) Hradec Králové
24. 6. 2012 IZ-36/VZ/2012 27. 6. 2012

Odpověď na Vaši žádost o informace ze dne 24. 6. 2012

Vážený pane,

dne 25. 6. 2012 byla Krajskému úřadu Královéhradeckého kraje se sídlem v Hradci Králové (dále jen „krajský úřad“) doručena prostřednictvím datové schránky Vaše žádost o informace ve smyslu zákona číslo 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „InfZ“), v níž žádáte o poskytnutí níže specifikovaných informací týkajících se správy spisové služby u našeho krajského úřadu:

1. Máte zaveden systém řízení dokumentů a informací (spisové služby)? V případě, že ano, podle jakých standardů je takový systém zaveden (tj. např. podle NSESSS, MoReq2, MoReq 2010, ISO15489 a/nebo jiných standardů)?

2. Máte zavedenu funkci tzv. „records managera“ (osoby odpovědné za řízení systému správy dokumentů a spisové služby)? V případě, že ano, jedná se o kumulovanou funkci? Jaké je zařazení uvedené funkce ve Vaší organizační struktuře?

3. Provádíte audit systému spisové služby? V případě, že ano, v jaké frekvenci a podle jakých standardů je takový audit prováděn?

4. Vzděláváte Vaše pracovníky v oblasti správy dokumentů a spisové služby? V případě, že ano, jakým způsobem a v jakém rozsahu takové vzdělávání provádíte? V případě, že nikoliv, plánujete takové vzdělávání zavést?

Odbor vnitra a krajský živnostenský úřad, oddělení stížností a dozoru obcí zaevidovalo žádost pod čj. IZ-36/VZ/2012 a s ohledem na obsah podání požádalo o poskytnutí údajů odbor informatiky krajského úřadu.

Odbor informatiky krajského úřadu připravil požadované informace a uvedl následující.

Ad 1. ANO, krajský úřad má zaveden systém řízení dokumentů a informací a to podle standardu NSESSS.

Ad 2. ANO, krajský úřad má určenou osobu zodpovědnou za spisovou službu. Jedná se o kumulovanou funkci, která je organizačně začleněna k pracovní pozici vedoucí oddělení vnitřní správy.

Ad 3. Audit krajský úřad neprovádí, naše elektronická spisová služba musí splňovat standard NSESSS. Výrobce elektronické spisové služby deklaruje shodu se standardem prohlášením o shodě, které je součástí akceptačního protokolu.

Ad 4. ANO, krajský úřad provádí školení každý měsíc v rozsahu 6 hodin, školení je zakončeno testem.

S pozdravem

„otisk razítka“

Ing. Miroslav Vrba, MPA

vedoucí odboru vnitra a krajský živnostenský úřad

(podepsáno digitálním podpisem)

Stránka 2 z 2

Pivovarské náměstí 1245 | 500 03 | Hradec KrálovéVstřícný, rychlý a profesionální úřad

tel.: 495 817 111 | fax: 495 817 336 – spokojený občan.

e-mail: posta@kr-kralovehradecky.cz