Informace týkající se elektronické spisové služby a závazných stanovisek dle § 14 zákona č. 20/1987 Sb., o státní památkové péči

19. 10. 2012 Autor: Vladimír Kučera

Váš dopis ze dne | Vaše značka (č. j.) Naše značka (č. j.) Hradec Králové
Doručený dne 1. 10. 2012 IZ-55/VZ/2012 15. 10. 2012

Odpověď na Vaši žádost o informace ze dne 1. 10. 2012

Vážená paní,

dne 1. 10. 2012 byla Krajskému úřadu Královéhradeckého kraje se sídlem v Hradci Králové (dále jen „krajský úřad“) doručena prostřednictvím e-podatelny Vaše žádost o informace ve smyslu zákona číslo 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „InfZ“), v níž žádáte o poskytnutí níže specifikovaných informací:

a) jaký systém elektronické spisové služby užívá povinný subjekt a od kterého roku;

b) zda systém elektronické spisové služby povinného subjektu umožňuje vyhledávání žádostí (spisů o žádostech) podle jména žadatele (popř. podle jiného identifikačního údaje žadatele (např. IČ) vkládaného do systému elektronické spisové služby;

c) jak dlouho jsou v systému elektronické spisové služby povinného subjektu (dle Spisového a skartačního řádu povinného subjektu) uchovány správní spisy řízení podle zák. č. 20/1987 Sb. (dále ZSPP), o státní památkové péči, zejména závazná stanoviska (ZS) podle § 14 ZSPP;

d) kolik závazných stanovisek (ZS) dle § 14 ZSPP vydal povinný subjekt k žádostem účastníka řízení (žadatele) Národního památkového ústavu v roce 2012 a předchozích letech v časovém úseku dle bodu c);

e) kolik úředních osob povinného subjektu se podílelo na vyřizování žádostí dle bodu d);

f) zasílá povinný subjekt odborné organizaci státní památkové péče žádost o vydání odborného vyjádření dle § 14 odst. 6 ZSPP a dokumentaci zamýšlené obnovy poštou nebo elektronicky, popř. nezasílá žádost vůbec, žádá např. telefonicky apod.;

g) v kolika případech dle bodu d) nedodržela odborná organizace státní památkové péče lhůtu k dodání odborného vyjádření dle §14 odst. 6 ZPP;

h) lze z účetnictví povinného subjektu vysledovat náklady na poštovné podle příslušných organizačních útvarů povinného subjektu, tj. jaké náklady na poštovné má organizační útvar vyřizující agendu státní památkové péče; v případě kladné odpovědi – jaká je výše nákladů na poštovné organizačního útvaru vyřizujícího agendu státní památkové péče;

i) jaký je průměrný plat zaměstnanců povinného subjektu v r. 2012 a časovém úseku dle bodu c).

Vaše žádost byla odborem vnitra a krajský živnostenský úřad, oddělením stížností a dozoru obcí zaevidována pod č.j. IZ-55/VZ/2012. Po podrobném prostudování výše uvedených dotazů jste byla v souladu s ustanovením § 14 odst. 5 písm. b) vyzvána k upřesnění Vaší žádosti, a to v bodech c) a i). Výzva byla vypravena na Vámi uvedenou e-mailovou adresu dne 2. 10. 2012. Upřesnění žádosti o informaci bylo doručeno krajskému úřadu dne 3. 10. 2012.

S ohledem na obsah podání byly k poskytnutí informace požádány odbory: informatiky, regionálního rozvoje, cestovního ruchu a kultury (oddělení kultury a památkové péče) a odbor kancelář ředitelky (oddělení personálních věcí a vzdělávání). Na základě jejich sdělení Vám k výše jmenovaným požadavkům uvádíme následující.

Ad a) Systém elektronické spisové služby EZOP užívá krajský úřad od dubna 2003.

Ad b) Ano, umožňuje vyhledávání.

Ad c) K tomuto dotazu jsme žádali Vaše upřesnění, z něhož vyplývá, že Váš dotaz směřuje k dostupnosti primárních elektronických dokumentů. Pokud je tedy myšleno vyhotovení primárního elektronického dokumentu, jako prvotního v počítači vytvořeného jakéhokoliv dokumentu (i závazného stanoviska), potom tento vyhotovený návrh je následně vytištěn a jeho platnost a správnost ověřena podpisem (oprávněné úřední osoby nebo jiné osoby v souladu se spisovým řádem krajského úřadu) a v této podobě též archivován (návrh vyhotovené takovéto písemnosti si může vyhotovující pracovník z počítače vymazat anebo ponechán jako návrh, záleží na uživateli). Každý spis, i když žádost či podnět pro zahájení řízení mohou být doručeny formou elektronického dokumentu, je veden v papírové podobě a v té je také ukládán. Každé rozhodnutí je vyhotoveno v papírové podobě a v té je také vypraveno příjemci.

Pokud má příjemce zřízenou datovou schránku (orgán veřejné moci, právnická osoba, fyzická osoba), pak je povinnost rozhodnutí vypravit v elektronické formě. Jeho správnost a platnost je signována zaručeným elektronickým podpisem, v souladu se zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentu, ve znění pozdějších předpisů.

K výše uvedenému je možno ještě uvést, že celý systém spisové služby (myšleno dokumenty v papírové podobě – fyzicky doručené písemnosti) je veden souběžně s elektronickou spisovou službou EZOP. V elektronické spisové službě jsou vedeny fyzicky doručené písemnosti jako stopa písemnosti (přidělení identifikátoru a předání příslušnému pracovníkovi k doplnění dalších identifikačních údajů, vytvoření spisu, šanonu apod.) a fyzicky vypravené písemnosti též jako stopa písemnosti, pakliže není vypravována do datové schránky příjemce.

Vypravení do datové schránky příjemce probíhá prostřednictvím systému EZOP tak, že dokument v elektronické podobě je do systému vložen a předán odpovědnému pracovníkovi k podepsání zaručeným elektronickým podpisem a následně vypraven přes podatelnu do datové schránky příjemce. Do archivu je předán až po uzavření celé spisové dokumentace, a to v elektronické podobě, pokud bylo vypraveno datovou schránkou a souběžně i ve fyzické podobě anebo pouze ve fyzické (papírové) podobě. Písemnosti, které byly vyhotoveny v papírové podobě, jsou v tomto formátu předávány do archivu s tím, že v systému EZOP mají stopu pouze v identifikaci dle identifikačního čísla a čísla jednacího, které jsou uvedeny i na papírových dokumentech. Následná archivace dokumentů je zcela dle potřeb jednotlivých pracovníků vykonávajících agendu, neboť archivace se provádí až po úplném uzavření spisových dokumentací. Přesnou dobu, po jak dlouho jsou v systému EZOP aktivní dokumenty nelze jednoznačně obecně stanovit, je individuální dle náročnosti agendy jednotlivých řízení.

Ad d) S ohledem na to, že ani po výzvě k doplnění jste neuvedla jiný konkrétní časový údaj, mimo období roku 2012, sdělujeme, že v roce 2012 bylo vydáno pro účastníka správního řízení Národní památkový ústav dosud 10 rozhodnutí dle ustanovení § 14 zákona č. 20/1987 Sb., o státní památkové péči, ve znění pozdějších předpisů.

Ad e) Na vyřizování žádostí dle bodu d) se podílely tři úřední osoby.

Ad f) Krajský úřad v souladu s ustanovením § 14 zákona č. 20/1987 Sb., o státní památkové péči, ve znění pozdějších předpisů, žádá vždy písemně Národní památkový ústav pouze o písemné vyjádření, neboť termín „odborné vyjádření“ uvedený zákon nezná. Žádost krajského úřadu je vypravována dle povahy dokumentu, buď prostřednictvím podatelny datovou schránkou, nebo (pokud se k žádosti přikládá větší množství příloh a není možná konverze příloh k odeslání datovou schránkou) je odeslána poštou.

Ad g) Národní památkový ústav krajskému úřadu žádné „odborné vyjádření“ nezasílá, zasílá pouze písemné vyjádření, a to vždy v zákonné lhůtě.

Ad h) Nelze.

Ad i) Průměrná výše platu pracovníků, kteří vykonávají působnost orgánu státní památkové péče za rok 2012, činí 27 635 Kč hrubé mzdy.

Odpověď zasíláme v souladu s Vaším požadavkem na Vámi uvedenou emailovou adresu.

S pozdravem

Ing. Miroslav Vrba, MPA
vedoucí odboru vnitra a krajský živnostenský úřad

Stránka 3 z 3